Steeds meer mensen beginnen als freelancer. Dit is natuurlijk niet voor niets en is een stuk makkelijker dan menigeen denkt. In veel sectoren is het begrip ZZP-er inmiddels volledig ingeburgerd en word je als freelancer met open armen ontvangen om aan de slag te gaan met jouw specifieke kennis en expertise.
Zorgen omtrent kantoorruimte en/of personeel heb je niet, maar uiteraard zijn er wel een aantal belangrijke zaken waar je je wel bewust van moet zijn. Wij helpen je door middel van een aantal praktische tips graag op weg.
Freelancer worden, hoe doe je dat?
Freelancer/ZZP-er worden is in de basis een peulenschil te noemen. Een bezoek aan de Kamer van Koophandel om je in te schrijven in het Handelsregister is namelijk alles om je ZZP-er te mogen noemen. Hierbij aangetekend dat je uiteraard wel enig idee moet hebben wat betreft jouw plannen en de te verwachten omzet. Als je dit inderdaad hebt loop je de deur uit met een zogenaamd “KvK nummer” en vanaf dat moment ben je zelfstandig ondernemer.
Het overgrote deel van de ZZP-ers kiest er voor om als eenmanszaak van start te gaan. Freelance of ZZP is nu eenmaal geen erkende rechtsvorm, zoals de eenmanszaak dit wel is. Toch is het verstandig om wel even stil te staan bij rechtsvormen als de BV (besloten vennootschap) en de coöperatie, omdat deze in bepaalde gevallen een betere keuze zijn.
Wanneer jouw inschrijving bij de Kamer van Koophandel een feit is, dan worden jouw gegevens doorgespeeld naar de fiscus. De kans is groot dat je verplicht bent om btw af te dragen en de Belastingdienst kent je dan (automatisch) een btw-nummer toe.
Vanzelfsprekend moet je wel nadenken over huisvesting. Je hebt wat dit betreft verschillende mogelijkheden. Zo kun je ervoor kiezen om vanuit huis te werken, maar vraag je wel af hoe wenselijk en haalbaar dit in de praktijk is. Alternatieven voor thuiswerken zijn het werken vanaf zogenaamde flexplekken of het werken op de locatie van de opdrachtgever. Uiteraard kun je ook een (kantoor)ruimte huren of wellicht kopen. Deze laatste opties (huren/kopen) komen bijvoorbeeld in beeld als je een plek nodig hebt om jouw zakelijke relaties te ontvangen en te ontmoeten.
Verder is het erg belangrijk om je administratie op orde te hebben en te houden. Kies voor het openen van een zakelijke rekening, want dit is de manier om zakelijk en privé van elkaar te scheiden. Wees je er ook van bewust dat het bijhouden van de administratie niet voor iedereen is weggelegd. Het kan heel goed zo zijn dat jij cijfermatig en belastingtechnisch niet zo goed onderlegd bent. Wees dan verstandig en besteedt de administratie uit aan bijvoorbeeld een boekhoudkantoor.
Is het opstellen van een modelovereenkomst verplicht?
In de wereld van de freelancer is er altijd veel te doen rondom het verschijnsel “schijnzelfstandigheid”. Zo werd destijds de VAR ingevoerd om verkapt dienstverband tegen te gaan. Freelancers en opdrachtgevers lieten door middel van een VAR verklaring aan de Belastingdienst weten dat zij geen dienstverband met elkaar aan willen gaan. Met ingang van 1 mei 2016 behoort de VAR verklaring definitief tot het verleden. Het alternatief hiervoor werd gevonden in zogenaamde modelovereenkomsten, die effectiever zouden zijn in het tegengaan van verkapte dienstverbanden. Het meest in het oog springende verschil met de VAR verklaring is dat de opdrachtgever nu medeverantwoordelijk is geworden. Dit betekent concreet dat ook de opdrachtgever bij het niet of onvolledig invullen/naleven van de modelovereenkomst kan rekenen op een naheffing.
De kans is aannemelijk dat het nieuwe kabinet de moelovereenkomsten naar het verleden verwijst. De opdrachtgeversverklaring is hiervoor het alternatief. Deze opdrachtgeversverklaring wordt als webmodule aangeboden en hierin kan door de opdrachtgever worden aangegeven waar de aard en samenwerking met de freelancer uit bestaat. De minister van Sociale Zaken, Koolmees, streeft ernaar om de modelovereenkomsten, en de wet DBA, in 2020 te vervangen door de webmodule.
Opdrachtgevers… hoe kom je eraan?
Over het algemeen zullen opdrachten je als freelancer niet aan komen waaien. Je zal actief de markt op moeten om klanten en opdrachtgevers te werven. Er zijn tal van mogelijkheden om dit te doen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Netwerken
- Acquisitie voeren
- Bezoeken van startersdagen van bijvoorbeeld banken
Bovendien is het aan te raden om tijd een aandacht te schenken aan zaken als een gebruiksvriendelijke website en (online) marketing. Dit zijn tools om jouw bedrijf te presenteren aan een grote groep mensen. In sommige branches is het de normaalste zaak van de wereld om je in te schrijven in zogenaamde bemiddelingsbureaus.
Zijn er fiscale voordelen waar ik van kan profiteren?
Veel mensen zijn in de veronderstelling dat je als ZZP-er altijd belastingvoordeel geniet. Dit is echter niet het geval, want je zal op zijn minst door de fiscus als ondernemer moeten worden gezien. Dit niet te verwarren met ondernemer zijn voor de btw, want dit zijn twee verschillende dingen.
Het urencriterium is een belangrijke maatstaf om door de Belastingdienst te worden gezien als ondernemer. Dit urencriterium houdt in dat je minimaal 1225 uur per jaar werkzaam moet zijn als ZZP-er. Dit komt neer op 24 uur per week. Als dit inderdaad het geval is, dan kom je in de meeste gevallen in aanmerking voor de zelfstandige –en startersaftrek.
Vierentwintig uur per week, of wel drie werkdagen, lijkt op het eerste oog veel. Echter, je mag de tijd die je kwijt bent aan het opstellen van offertes en facturen ook meetellen als gewerkte uren. Bovendien mag je de tijd die je kwijt bent aan het plegen van acquisitie ook meerekenen als werktijd.
Drie werkdagen per week lijkt misschien best veel, maar weet dat je voor het urencriterium meer mag meerekenen dan alleen de gewerkte uren voor een klant. Zo kan bijvoorbeeld ook het opstellen van facturen of het plegen van acquisitie worden meegeteld.
Administratieve en fiscale zaken
De beslissing om de administratie zelf te gaan doen is vanzelfsprekend aan jou. Het uitbesteden hiervan is uiteraard ook een mogelijkheid die de overweging waard is. Toegegeven, het uitbesteden van de administratie brengt kosten met zich mee, maar weet wel dat dit je ook veel oplevert. Je bespaart niet alleen veel (kostbare) tijd, maar ook heb je vaak niet die kennis die een professioneel administratiekantoor wel heeft. Fiscale voordelen kunnen je dan ontgaan en hiermee laat je feitelijk geld liggen.
En verzekeringen en pensioen, hoe zit het daarmee?
Normaliter regelt de werkgever jouw pensioen en verzekeringen als je in loondienst bent. Als freelancer echter zal je hier zelf voorzieningen voor moeten treffen. We raden je aan om hier enige aandacht aan te schenken. Immers, niet elke ZZP-er is hetzelfde is en dus is ook niet elke verzekering hetzelfde.
Verzekeren heeft alles te maken met het afdekken van risico’s. Het moge duidelijk zijn dat een stratenmaker heel andere risico’s loopt dan een accountmanager. Verzekeringen om bij stil te staan zijn onder andere de AOV, de aansprakelijkheidsverzekering en de rechtsbijstandsverzekering. Let wel, dit zijn slechts een aantal voorbeelden en zeker geen volledige opsomming.
Als we kijken naar het pensioen, dan is de conclusie simpel. Regel je op dit vlak niets? Dan heb je straks geen pensioenuitkering en ontvang je alleen AOW. Deze uitkering is vaak onvoldoende om je huidige levensstijl te handhaven. Dit is dan ook voor freelancers de reden om een pensioenvoorziening te treffen. Je kunt op verschillende manier een oudedagsvoorziening regelen, namelijk:
- Het sluiten van een lijfrenteverzekering
- Het traditioneel sparen op een (al dan niet geblokkeerde) spaarrekening
- Geld wegzetten middels de FOR (Fiscale Oudedagsreserve)
Voor vragen of meer informatie : neem gerust contact met ons op.