Volg je gevoel!
Er zijn maar weinig ondernemers die plezier beleven aan het bijhouden van hun administratie.
Zonder deugdelijke administratie weet je niet hoe jouw bedrijf ervoor staat en dit geeft direct het belang aan van dit belangrijke onderdeel van een bedrijfsvoering. Het is dan ook niet voor niets dat veel ZZP’ers ervoor kiezen om hun administratie uit te besteden aan een professionele partij. Het uitbesteden van jouw administratie is een kwestie van vertrouwen en gevoel. Kies dan ook niet zomaar een boekhouder, maar eentje waarbij je dit goede gevoel hebt en aan wie jij jouw gevoelige bedrijfsinfo durft toe te vertrouwen.
Kijkend naar de verschillende professionele partijen, dan onderscheiden we eigenlijk een tweetal mogelijkheden, namelijk de accountant, het administratiekantoor/boekhouder. Maar weet jij eigenlijk wat de verschillen tussen deze twee partijen zijn? En als het antwoord op deze vraag “nee” is, hoe weet je dan of één van deze professionals voor jou als ZZP-er de juiste keuze is? Dit vraagt dan ook om uitleg en deze geven we je dan ook graag.
De accountant
Account wordt je niet zomaar. Hier gaat een gedegen HBO opleiding aan vooraf, waar een praktijkstage van drie jaar een belangrijk onderdeel van is. De titel, die overigens bij wet beschermd is, die je dan mag dragen is AA, oftewel Accountant/Administratieconsulent. Ga je nog een stap verder, dan kom je uit bij de registeraccountant. Om je registeraccountant te mogen noemen moet je een post-master account opleiding hebben gevolgd en deze uiteraard met goed gevolg hebben afgerond. Als ZZP-er kiezen voor een accountant is in de meeste gevallen geen voor de hand liggende keuze. Je bent simpelweg duurder uit ten opzichte van bijvoorbeeld een administratiekantoor en ook is er geen noodzaak toe vanuit de wet. Een accountant is verplicht voor bedrijven die goed zijn voor een omzet van meer dan 12 miljoen euro, meer dan 6 miljoen euro balanstotaal hebben of meer dan 50 werknemers in dienst hebben. Hierbij aangetekend dat een bedrijf dan aan 2 van de 3 criteria moet voldoen.
Boekhouder/administratiekantoor
Allereerst vraag je jezelf nu af wat het verschil is tussen een boekhouder en een administratiekantoor. Hier kunnen we heel erg kort in zijn, want dit verschil is er niet. Het is maar net welke naam je het beestje geeft. Voor het gemak en het overzicht houden we het vanaf nu op het administratiekantoor. Op een administratiekantoor werken administrateurs. Zij houden zich bezig met zaken als kilometeradministratie, aangifte BTW, aangifte inkomstenbelasting en natuurlijk houden zij zich ook bezig met het verschijnsel “bonnetjes” en facturen (inkomend en uitgaand). Al deze bedrijfsgegevens voeren zij in, in zogenaamde boekhoudprogramma’s. Iedereen kan en mag zich administrateur noemen, want wettelijke bescherming als beroep is er namelijk niet.
Wat mag je nog meer verwachten van een administratiekantoor?
Een goed administratiekantoor is een kantoor dat niet enkele en alleen gegevens invoert in een boekhoudprogramma. Een goede administrateur houdt de vinger aan de pols, signaleert, analyseert, controleert, denkt met je mee en corrigeert waar nodig. Zaken die hij in de gaten houdt zijn onder andere: Voldoet jouw administratie aan de voorwaarden die de Belastingdienst hieraan stelt? Zorgt dat alle voor jou fiscaal gunstige mogelijkheden benut worden doordat ze op de hoogte zijn van de meest recente belastingmaatregelen en belastingwetgeving. Denkt mee over zaken als pensioenvoorziening en arbeidsongeschiktheid. Helpt je door het geven van ondernemerstips.
De zoektocht naar een goed administratiekantoor
Er zijn verschillende redenen waarom je een administratiekantoor in de arm zou nemen. Zo kan het zijn dat je simpelweg de tijd niet hebt om jouw administratie zelf te doen of je hebt hier de kennis niet van. Maar ook kan het zijn dat je op zoek bent naar een andere administrateur, omdat jouw huidige niet aan jouw verwachtingen voldoet.
Onderstaande tips kunnen je helpen om de professionele administrateur te vinden die het beste bij jou en jouw bedrijf past:
- Win vooraf informatie in over een bepaald kantoor. Dit doe je door jouw netwerk in te schakelen of door het lezen van reviews.
- Let op een eventuele specialisatie van het administratiekantoor. Zo kan een bepaald kantoor zich toegelegd hebben op een bepaalde branche of doelgroep en dit heeft als grote meerwaarde dat hij weet wat er speelt in een specifieke sector en zo kan hij ook goed invulling geven aan zijn adviserende taak/rol.
- De prijs die je betaal voor de diensten van een administratiekantoor is uiteraard een belangrijke. Toch is het niet eenvoudig om hier een eenduidig standpunt over in te nemen. Een vergelijk is moeilijk, omdat iets meer betalen per uur niet erg is als deze zelfde administrateur het maximale haalt uit de fiscale regels en wetgeving.
- Kies je voor online of voor persoonlijk contact? Voor beide is genoeg te zeggen, waarbij het vooral belangrijk is dat je het kanaal kiest waar jij je prettig bij voelt.
- Ga in gesprek voordat je een definitieve keuze maakt. Het is belangrijk dat je een klik hebt met het kantoor of de administrateur aan wie jij jouw administratie toevertrouwt. Voel je je op je gemak? Worden jij en jouw bedrijf serieus genomen? Zitten jullie op één lijn? Is het éénrichtingsverkeer of heb jij ook inbreng in het gesprek? Et cetera, et
cetera…
Een frisse blik nodig?
Vraag nu een gesprek aan, het is vrijblijvend.