Belastingtechnische consequenties voor jou als werkgever
Natuurlijk heb je als zzp-er te maken met de Belastingdienst. Wanneer je personeel aanneemt, neemt dit alleen maar toe. Zo wil de fiscus graag weten dat je voortaan werkgever bent. Het is het meest praktisch om je direct bij de inschrijving van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel al aan te melden als werkgever. Tenminste, wanneer je zeker weet dat je meteen bij aanvang van je bedrijf personeel aan gaat nemen. Weet je dit niet zeker en ga je echt als zzp-er van start zonder te weten of je in een later stadium personeel aanneemt? Dan laat je de Belastingdienst weten dat je werkgever bent op het moment dat je daadwerkelijk personeel in dienst neemt. Misschien was je helemaal nooit van plan om personeel aan te nemen. Maar wanneer de zaken je als zzp-er voor de wind gaan, dan komt wellicht het moment dat je het niet langer alleen af kunt. Personeel aannemen is dan een logische stap om het werk aan te kunnen en je bedrijf verder te laten groeien. Mensen in dienst nemen betekent onder andere dat je verantwoordelijk bent voor aangifte loonadministratie en dat je een loonadministratie bij moet houden.
Wanneer je alle gegevens waar de Belastingdienst met betrekking tot personeel om vraagt, hebt doorgegeven, ontvang je een aantal zaken van de Belastingdienst. Zo ontvang je een loonheffingennummer om de eerder genoemde aangifte loonheffingen te verzorgen. Naast de aangiftebrief die je ontvangt, kan het zo zijn dat je een extra schrijven ontvangt, wanneer je voor je personeel premies werknemersverzekeringen moet betalen. In dit schrijven lees je het percentage met betrekking tot de gedifferentieerde premie WerkHervattingsKas (WHK). Ook lees je in dit schrijven bij welke branche/sector je aangesloten bent. De WHK bestaat uit de Ziektewet en de Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten, waarvoor je als werkgever zijnde verplicht verzekerd bent.
Geen vast personeel, maar zzp-ers inhuren
De stap van zzp-er naar werkgever met personeel in loondienst is best een grote stap. Je gaat hierbij natuurlijk niet over één nacht ijs. Wanneer de twijfel nog (te) groot is om de stap naar werkgever te maken, is het inhuren van zzp-ers een optie die de moeite van het overwegen waard is. Er mag dan natuurlijk geen sprake zijn van een (verkapt) dienstverband, ook wel bekend onder de noemer schijnzelfstandigheid. Een aantal jaren geleden moest de zzp-er die je inhuurde hiertoe een VAR-verklaring overleggen. Dit bleek niet optimaal te werken en de opvolger werd gevonden in de wet DBA (Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties). Maar ook deze volstaat niet en het kabinet werkt nu aan de opdrachtgeversverklaring als alternatief voor de VAR-verklaring en de wet DBA.
Extra aandacht voor aannemen van personeel uit het buitenland
Misschien dat je een hele goede kracht uit het buitenland in dienst wil nemen. Let dan goed op, want dit mag niet zomaar en is aan strenge wet- en regelgeving gebonden. Weet bijvoorbeeld dat je bij wet verplicht bent om eerst personeel te werven binnen Nederland, de EER (Europese Economische Ruimte) en Zwitserland. Zonder aan te tonen dat je eerst in deze landen hebt gezocht naar geschikt personeel, mag je geen mensen afkomstig uit andere landen aannemen. Verder is het goed om te weten dat wanneer je personeel in dienst wil nemen dat uit Kroatië of buiten landen van de EER komt, je een tewerkstellingsvergunning moet hebben. Dit is ook van toepassing op buitenlandse arbeidskrachten die je inhuurt via een loonbedrijf of uitzendbureau. Wil je in zee gaan met buitenlandse zzp-ers? Check dan de verblijfsvergunning of het paspoort, want daarop kun je zien of iemand in Nederland mag verblijven en/of mag werken.
Makkelijker het juiste personeel vinden met een duidelijk functieprofiel
De zoektocht naar bekwame arbeidskrachten maak je voor jezelf en voor je toekomstige personeel makkelijker door een duidelijk functieprofiel op te stellen. Maak dit functieprofiel onderdeel van je sollicitatieprocedure en vacature die je uitzet. Social media is vandaag de dag een uitstekende manier om personeel te werven. LinkedIn is hier een goed voorbeeld van. Maar welke zaken zet je nu eigenlijk in een functieprofiel? De belangrijkste zaken hebben we even voor je op een rij gezet:
- Functienaam
- (kern)Taken en verantwoordelijkheden
- Dienstverband met vermelding van aantal uren en vast of tijdelijk contract
- Standplaats/werkomgeving
- Arbeidsvoorwaarden
- Opleidingseisen
- Eisen met betrekking tot werkervaring
- Omschrijving van de persoon die je zoekt
Speciale aandacht voor de bullet arbeidsvoorwaarden. Vermeld niet alleen de primaire arbeidsvoorwaarden, zoals salaris en vakantietoeslag. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn tegenwoordig minstens zo belangrijk voor potentiële werknemers en geven meer dan eens de doorslag of ze wel of niet solliciteren op een bepaalde vacature. Een eventuele winstdeling, een goede pensioenregeling of opleidingsmogelijkheden bieden, is voor veel mensen minstens zo interessant als een goed salaris.
De juiste persoon gevonden? Arbeidsovereenkomst opstellen!
Wat fijn, je hebt de geschikte kandidaat gevonden. Nu hopen dat deze man of vrouw ook met jou in zee wil. Dat is vast en zeker het geval en dus is het de hoogste tijd om een arbeidsovereenkomst op te stellen. In een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd leg je een aantal belangrijke afspraken die jullie hebben gemaakt vast. Denk hierbij aan zaken als functie, aantal uren per week en opzegtermijn. Je mag een aantal zaken mondeling overeenkomen, maar schriftelijke vastlegging geniet de voorkeur en voorkomt een mogelijk welles-nietes discussie bij onenigheid. Ook de belangrijkste zaken die thuis horen in een arbeidsovereenkomst hebben we even overzichtelijk voor je op een rij gezet:
- NAW-gegevens van zowel werkgever als werknemer
- Standplaats
- Functie en omschrijving werkzaamheden
- Arbeidsduur (per week of maand)
- Salaris en momenten waarop dit wordt uitbetaald
- Datum van indiensttreding
- Duur van de arbeidsovereenkomst en vermelden van proeftijd (indien van toepassing)
- Aanspraak met betrekking tot vakantie en verlof
- Opzegtermijn
- CAO (indien van toepassing)
- Pensioenafspraken
Goede arbeidsomstandigheden, onderdeel van goed werkgeverschap
Eén van de belangrijkste taken die je als werkgever hebt, is zorgen voor goede arbeidsomstandigheden voor de mensen die je in dienst hebt. Vanzelfsprekend vallen hier zaken onder als deugdelijk materiaal/gereedschap om mee te werken, een veilige werkomgeving en goed (ergonomisch) kantoormeubilair. Daarnaast dien je ervoor te zorgen dat je werknemers niet lichamelijk en psychisch te zwaar worden belast. Je mag nooit onderscheid maken tussen personeel (bijvoorbeeld tijdelijk/vast en Nederlandse/buitenlandse werknemers), de arbeidsomstandigheden moeten voor iedereen gelijk zijn.
Misschien is het niet helemaal duidelijk voor je aan welke regels je specifiek moet voldoen. Dit is onder andere afhankelijk van je bedrijf en de sector waarin je actief bent. Voorkom onaangename
verrassingen, want die kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Schakel met je bracheorganisatie of neem contact op met de arbeidsinspectie wanneer je twijfelt over bepaalde zaken of het eenvoudigweg niet weet. Weet dat je ook verplicht bent om de risico’s die je personeel loopt in kaart te brengen en vast te leggen wat je hebt gedaan om deze risico’s tot een minimum te beperken. Deze zaken leg je vast in een zogenaamde RI & E, oftwel de risicoinventarisatie -en evaluatie. Neem ook dit onderdeel van het werkgeverschap serieus, want het ontbreken van een RI & E kan je op een flinke boeten komen te staan.
Tot slot
De overheid biedt werkgevers verschillende subsidieregelingen aan als het gaat om het aannemen van personeel. Zo zijn er subsidies wanneer je mensen met een beperking of een achterstand op de arbeidsmarkt aanneemt. Ook kun je in aanmerking komen voor een subsidie wanneer je jonge medewerkers in dienst neemt. Of je in aanmerking komt als werkgever voor een bepaalde subsidie en welke subsidieregelingen er zijn, check je bij je gemeente. Ook het UWV kan je hier meer over vertellen.
Heb je hier nog vragen over? Neem dan contact met ons op, wij denken graag met je mee.