Waar moet een goede factuur aan voldoen?
Als je net een eigen bedrijf bent gestart of als ZZP-er aan de slag bent gegaan, dan is het uitschrijven van je eerste factuur altijd een mooi moment. Maar net als met zoveel andere zaken moet deze factuur wel aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen.Deze voorwaarden heeft de Belastingdienst in het leven geroepen en gelden zeker ook voor digitale facturen.
Facturen zijn belangrijk voor de Belastingdienst, omdat deze gebruikt worden bij de heffing van de ons welbekende BTW. Natuurlijk wil je voor je eigen boekhouding en administratie dat je alles goed voor elkaar hebt.
Maar dit wil je zeker ook voor jouw klanten. Zo kunnen jouw klanten bijvoorbeeld de BTW niet aftrekken als jouw factuur niet aan de gestelde eisen voldoet. Een goede factuur bevat een aantal standaard gegevens en is zowel voor jou, jouw klanten en de Belastingdienst duidelijk en overzichtelijk.
En dit staat verplicht op jouw facturen vermeld
Een aantal vaste gegevens mogen nooit ontbreken op een factuur. Hieronder hebben we deze gegevens overzichtelijk voor je samengebracht:
Factuurkop:
In de factuurkop zet je de volgende gegevens neer:
- De volledige NAW gegevens van jouw bedrijf
- De volledige NAW gegevens van de betreffende klant
- Jouw BTW nummer dat je van de Belastingdienst hebt ontvangen. Het is niet nodig om het BTW nummer van de klant te vermelden, behalve als deze de BTW voor jou afdraagt. We noemen dit ook wel “verlegde BTW”
- Jouw inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel
- De datum waarop jij de factuur hebt aangemaakt, ook wel factuurdatum genoemd
- Het factuurnummer, waarbij je er rekening mee moet houden dat dit factuurnummer uniek moet zijn in jouw boekhouding en altijd een opvolgend nummer is.
Factuurregels:
Factuurregels gebruik je om aan te geven wat je precies hebt geleverd aan goederen en/of diensten. Hierbij zijn onderstaande gegevens een verplichting:
- Een duidelijke en volledige omschrijving van hetgeen je hebt geleverd (goederen e/o diensten)
- Het juiste aantal stuks of eenheden van de betreffende artikelen, goederen of diensten
- Op welke datum heb je bovenstaande geleverd, ofwel….de leverdatum (of de datum van vooruitbetaling)
- Het BTW tarief dat jij hanteert
- Het factuurbedrag exclusief de BTW
- Specifiek het BTW bedrag dat er moet worden betaald
Minstens zo belangrijk, maar niet verplicht
Door een aantal zaken aanvullend op jouw facturen te vermelden kom je niet alleen professioneler over, maar geef je ook duidelijkheid over:
- Betalingscondities:
Door deze op de factuur te vermelden schep je duidelijkheid naar de klant over de betalingsvoorwaarden
- Uiterste betaaldatum:
Ook dit is geen verplichting, maar je geeft hierbij wel duidelijk aan bij jouw klanten wanneer je graag ziet dat de factuur is voldaan Bovenstaande punten kun je kwijt in de factuurvoet (ook wel voettekst genoemd) van de factuur.
Kleine bedragen? Maak een vereenvoudigde factuur
De Belastingdienst probeert tot op zekere hoogte met je mee te denken als het om facturen gaat. Zo mag je bij zogenaamde “kleine bedragen” volstaan met een vereenvoudigde factuur. Je begrijpt dat aan deze vereenvoudigde factuur minder voorwaarden worden gesteld.
Grote factuurbedragen, wat doe je dan?
Wanneer je facturen uitschrijft met een hoog factuurbedrag, dan doe je er goed aan om op deze factuur te beschrijven wat de verschillende betalingsmogelijkheden zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een deelfactuur (welk bedrag van de totaalfactuur moet voor een bepaalde datum zijn voldaan?) en aan wat de consequenties zijn als er te laat wordt betaald. Een vooraf bepaald bedrag aan boete of een rentepercentage zijn wat dit betreft de meest gebruikelijke regelingen.
Creditfactuur
Het zal in de praktijk best wel eens voorkomen dat je jouw klanten, om wat voor reden dan ook, een factuur geheel of gedeeltelijk terug zal betalen. Je schrijft dan een zogenaamde creditnota uit en vanzelfsprekend zal je ook deze in jouw administratie moeten verantwoorden. Over het algemeen valt een creditnota weg tegen de eerder uitgeschreven factuur.
Tot slot
Heb je goederen of diensten geleverd, dan is het niet zo dat je onbeperkt kunt wachten met het versturen van de hierbij horende facturen. Ook hier zijn regels aan verbonden, dus zorg dat je op de hoogte bent van deze regels rondom de uiterlijke uitreikingsdatum van facturen.