Te weinig ondernemers besteden voldoende aandacht aan de reiskosten die ze maken. Vaak gebeurt dit niet opzettelijk, maar eerder uit onwetendheid over de mogelijkheden die er zijn om geld terug te krijgen als je reiskosten hebt gemaakt.In dit artikel vertellen we je dan ook graag iets meer over reiskosten en, niet onbelangrijk, het terugvragen van een gedeelte van deze kosten. Wanneer je na het lezen van dit artikel eens kritisch kijkt naar jouw reiskosten en de manier waarop jij reist, dan is de kans groot dat ook jij ‘geld hebt laten liggen’. Reden genoeg dus om verder te lezen! Overigens is het goed om te weten dat er verschillen zijn tussen een zakelijk aangekocht vervoermiddel en een privé vervoermiddel dat je zakelijk gebruikt met betrekking tot de fiscale berekening van reiskosten.
Een privé vervoermiddel dat je zakelijk gebruikt
De meeste ondernemers kiezen ervoor om met hun particuliere vervoermiddel hun zakelijke kilometers af te leggen. Wanneer we De Belastingdienst hierbij betrekken, dan zijn de op deze manier afgelegde kilometers eenvoudig en overzichtelijk te verantwoorden onder de noemer ‘Gebruik privé vervoermiddel’. Vervoermiddel gaat verder dan enkel en alleen de auto, want ook brommer, motor, scooter en fiets vallen hier onder. Dus als je met de fiets naar het bus –of treinstation gaat om van daaruit met het openbaar vervoer naar een zakelijke bijeenkomst te gaan, dan mag je deze fietstocht zien als zakelijk gereden kilometers. Van elke met jouw particuliere vervoermiddel afgelegde zakelijke kilometer trek je €0,19 af van de winst. Let op: het vervoermiddel mag dan natuurlijk niet op naam van het bedrijf staan, want anders is het geen particulier vervoermiddel meer.
Deze € 0,19 omvatten alle kosten van een bepaalde rit. Eventuele andere gemaakte kosten als bijvoorbeeld parkeerkaartjes, verzekeringen en benzine, mag je niet nog een keer apart aftrekken.
Denk eraan de btw af te trekken!
Je hebt net gelezen dat je alle andere kosten die je maakt niet apart op mag voeren als kostenpost. Maar wat wel mag, dat is de btw aftrekken van de gemaakte kosten. Dat betekent concreet dat je de btw die je hebt betaald over de getankte brandstof wel terug mag vragen, maar de kosten van deze brandstof dus niet. Dit zelfde geldt voor parkeerkaartjes en bijvoorbeeld tol die je hebt moeten betalen. Deze btw kun je bij de periodieke btw aangifte terug vorderen. De Belastingdienst verlangt dan overigens wel dat je een zogenaamde rittenadministratie bijhoudt.
Is het lastig om dit zakelijke gedeelte te berekenen?
Het lijkt misschien heel lastig om het zakelijke gebruik van jouw privé vervoermiddel uit te rekenen. Dit is het echter niet. Het is ‘slechts’ een kwestie van het bijhouden van een rittenadministratie en het bewaren van alle bonnen/facturen die betrekking hebben op het zakelijk rijden met je particuliere vervoermiddel. Je telt de zakelijk gereden kilometers bij elkaar op. Als je een rittenadministratie bijhoudt is dit zo gedaan natuurlijk. Hier komt bijvoorbeeld uit dat je 2000 kilometer in totaal hebt gereden, waarvan 1200 kilometer zakelijk gereden is. Een eenvoudige rekensom leert dat dit 60% is. De volgende stap is de betaalde btw op te tellen met betrekking tot de gemaakte reiskosten. Stel dat dit een bedrag oplevert van €120,-. Dit betekent dat je dan 60% van dit bedrag, dus in dit geval €72,- kunt terug vorderen. Geen wereldbedrag, maar genoeg om niet te laten liggen.
En als ik mijn auto ‘op de zaak zet’?
Een auto die op naam van het bedrijf staat biedt zeker een aantal voordelen. Zo kun je uiteraard de betaalde btw van het aankoopbedrag terug vragen middels de periodieke btw aangifte. Daarnaast is de aanschaf van een bedrijfsauto een investering en daarom mag je aanschafkosten door middel van een aantal jaarlijkse afschrijvingen van de winst aftrekken. Zoals je hebt gelezen mag je bij het gebruik van een privé auto geen aparte kosten aftrekken, omdat deze allemaal verwerkt zijn in de €0,19 per kilometer die je mag opvoeren. Let op, deze €0,19 cent per kilometer mag je uiteraard niet opvoeren als de auto op naam van het bedrijf staat!
Kies je voor een auto op naam van de zaak, dan mag je alle gemaakte kosten met betrekking tot de auto en het gebruik hiervan wel aftrekken. Denk hierbij aan kosten voor:
- brandstof
- onderhoud en reparatie
- parkeren en tol
- wasstraat
- verzekeringen
Deze bedragen zijn exclusief btw. De btw moet je dus eerst uit de kosten halen als je ze bij de belastingaangifte opvoert als aftrekposten. De btw van alle overige kosten kun je vervolgens terugvragen via de btw-aangifte.
Maar wat is nu het meest voordelig voor jou?
Uiteraard willen we niets liever dan je een voorbeeld aan de hand doen waarin duidelijk wordt wat het meest voordelig is voor jou, een auto op naam van het bedrijf of jouw privé auto zakelijk rijden. Helaas is dit onbegonnen werk, vanwege de doodeenvoudige reden dat er zoveel factoren zijn om rekening mee te houden. Denk hierbij aan zaken als het type auto (en het bouwjaar hier van!), welke soort brandstof, het verbruik, kosten van verzekering, hoogte van het aankoopbedrag en wat al niet meer zij. Je zal dan ook zelf, op individueel niveau een berekening en afweging moeten maken wat voor jou de meest voordelige optie is, waarbij je de keuze hebt uit onderstaande drie opties met betrekking tot zakelijk rijden:
- bedrijfsauto die op naam van het bedrijf staat
- zakelijk gebruik van de privé auto
- leaseauto
Het meest praktisch en overzichtelijk is het om deze drie mogelijkheden even schematisch naast elkaar te zetten, zodat je in één helder overzicht direct de maandelijkse kosten kunt vergelijken. Er zijn verschillende online tools beschikbaar voor het berekenen van de maandlasten van een leaseauto, jouw huidige auto of een eventueel nieuw aan te schaffen auto. Onder andere de ANWB en de Rabobank bieden wat dit betreft praktische tools aan.
Verdien geld met ‘zakelijk fietsen’
Wanneer we het hebben over fietsen, dan denk je vast niet direct aan zakelijk rijden. Maar wanneer je bijvoorbeeld de fiets pakt naar het station, om vandaar uit verder met het openbaar vervoer naar een zakelijke bijeenkomst of klant te gaan, dan vallen deze met de fiets gereden kilometers wel degelijk onder de noemer zakelijk rijden. Ook deze gefietste zakelijke kilometers mag je tegen het tarief van €0,19 per kilometer als aftrekpost opvoeren. Zelfs als je slechts op enkele kilometers afstand van het station woont en je regelmatig naar jouw klanten toe gaat kun je hier al snel enkele tientjes meer verdienen. Wederom is dit geen wereldbedrag, maar waarom zou je dit laten liggen?
Een fiets kopen, doe je dat zakelijk of particulier?
Als er één type fiets populair is op dit moment, dan is het de elektrische fiets wel. Naast de vele voordelen die de elektrische fiets te bieden heeft, is er ook een groot nadeel aan deze fietsen. Dit is de prijs, welke beduidend hoger ligt dan de ‘normale’ tweewieler. Een fiets op naam van de zaak zetten kan de aankoop van deze fiets echter best interessant maken. Voor welk type fiets je ook kiest, het op naam van het bedrijf zetten is pas toegestaan als de aankoopprijs hoger ligt dan €450,- (ex. btw). Bovendien kun je nog gebruik maken van de zogenaamde investeringsaftrek (28%), waarbij dan wel als voorwaarde geldt dat de totale waarde van alle investeringen meer dan €2300,- bedragen.
Het kopen van een dure fiets op naam van de zaak, terwijl je hier relatief maar weinig gebruik van maakt, lijkt niet verstandig. Maar als je weet dat een elektrische fiets bijvoorbeeld €1800,- kost en je hiervan de helft terug kunt vorderen middels het terugvragen van de betaalde btw , de afschrijvingskosten en de (mogelijke) investeringsaftrek, dan is dit toch geen slechte deal te noemen. Hou er wel rekening mee dat wanneer de fiets op naam van de onderneming staat, je niet langer de zakelijk gefietste kilometers mag aftrekken.
Kies je er toch voor om als particulier een fiets te kopen, dan is het natuurlijk niet verrassend dat je de betaalde btw niet terug kunt vragen. Echter, je mag nu wel elke zakelijk gefietste kilometer tegen €0,19 aftrekken. Dus hoe vaker je dan de fiets pakt, hoe voordeliger dit uiteindelijk voor je wordt. Zeker wanneer je dit over een langere periode, zeg vijf jaar, bekijkt en de fiets je niet te veel heeft gekost, dan kan dit voordeliger uitpakken dan de fiets op naam van het bedrijf zetten.
Vergeet niet de btw van de OV-kosten terug te vragen!
Veel ondernemers en ZZP-ers vergeten de btw terug te vragen met betrekking tot de kosten die zij hebben gemaakt voor het reizen met het openbaar vervoer. In de prijzen van het OV-gebruik wordt het zes procent btw tarief gehanteerd. In tegenstelling tot kassabonnen en facturen zie je de betaalde btw over bijvoorbeeld een treinkaartje niet terug in de afrekening ervan en ook ontbreekt deze op de specificatie van jouw OV chipkaart. Je hebt hier echter wel degelijk recht op, alleen zal je de betaalde btw even zelf uit moeten rekenen. Al snel kun je zo weer enkele tientjes, en meer wanneer je veel gebruik maakt van het OV, terugvragen. Doen!
Voor vragen of meer informatie : neem gerust contact met ons op.