Natuurlijk wil je als ZZP-er betaalt worden voor jouw diensten. Je stuurt immers niet voor niets een factuur naar jouw klanten. Maar hoe ga je om met klanten die deze facturen niet voldoen? In dit artikel doen we je een aantal tips aan de hand hoe je om kunt gaan met wanbetalers. Want op een gang naar de rechter zit je natuurlijk echt niet te wachten.
Wie is jouw potentiële klant eigenlijk?
Als je een nieuwe opdracht (lees: nieuwe klant) krijgt, dan is het verstandig om hier enige research voor te plegen. Zo kun je ervoor kiezen om je aan te sluiten bij het BKR in Tiel, ofwel het Bureau Krediet Registratie. Hier kun je dan checken of iemand zijn betalingsverplichtingen op het gebied van leningen en abonnementen wel nakomt. Bovendien kun je ook eens je oor te luisteren leggen bij incassobureaus. Wie weet komt jouw potentiële klant wel op een zwarte lijst voor.
Zorg voor een duidelijke factuur!
Een heldere factuur laat aan duidelijkheid niets te wensen over. Bovendien ben je verplicht ervoor te zorgen dat jouw factuur voldoet aan een aantal belangrijke voorwaarden. Eén van deze voorwaarden is dat de factuur altijd moet zijn voorzien van een factuurdatum. Een tweede belangrijke voorwaarde is dat je de betalingstermijn die je hanteert op de factuur vermeldt. In verreweg de meeste gevallen wordt een betalingstermijn gehanteerd die ligt tussen de 14 en 30 dagen. Uiteraard kun je hiervan afwijken. Door de factuurdatum en de betalingstermijn op de factuur te zetten, kan er geen discussie zijn over de
datum waarop de factuur moet zijn voldaan.
Het sturen van de eerste herinnering
Als de betalingstermijn is verstreken en de factuur is nog niet voldaan, dan kun je jouw klant een zogenaamde ‘eerste herinnering’ sturen. Zorg ervoor dat de toon van deze eerste herinnering vriendelijk is. Er kan immers best een goede reden voor zijn dat de factuur nog niet betaald is. Jij vergeet waarschijnlijk toch ook wel eens iets? Ook kan er sprake zijn van vakantie of ziekte waardoor de factuur nog niet is betaald. Wanneer de toon van de eerste herinnering heel dwingend is, dan komt dit de
verhoudingen vaak niet ten goede. Als jouw klant of opdrachtgever de eerste herinnering leest, dan zal hij waarschijnlijk snel betalen. Noem dan ook niet direct een nieuwe betalingstermijn.
Even bellen
Check een week na het versturen van de eerste herinnering even of je al een reactie hebt gehad. Vergeet ook niet om even je zakelijke rekening te checken. Het kan immers zo zijn dat de factuur inmiddels is betaald zonder dat je een reactie hebt ontvangen. Geen reactie ontvangen en nog niet betaald? Pak dan de telefoon en laat jouw klant/opdrachtgever weten dat er nog een factuur open staat. Dit persoonlijke contact maakt een snelle betaling aannemelijk en daarnaast komt dit veel vriendelijker over dan wanneer je direct een tweede brief stuurt.
De tweede herinnering
Misschien heb je jouw klant of opdrachtgever telefonisch niet te pakken kunnen krijgen. En als dit wel het geval is, wil dit niet zeggen dat de betaling van de openstaande factuur direct een feit is. Met andere woorden, het is tijd om er wederom een brief uit te doen, de tweede herinnering. De toon van de tweede herinnering is zakelijk, maar wel duidelijk en dwingend. Je laat jouw klant weten dat de factuur op korte termijn voldaan dient te zijn en wanneer dit niet gebeurt jij vervolgstappen neemt om zo betaling af te dwingen.
Het incasobureau inschakelen
Op een bepaald moment houdt het natuurlijk op. Je kunt dan ook niet anders dan het inschakelen van een incassobureau. Hiermee stel je jouw klant officieel in gebreke. Uiteraard laat je de klant weten dat je een incassobureau gaat inschakelen om de betaling van de openstaande factuur af te dwingen. Uiteraard laat je de klant dan gelijk weten dat alle kosten die hierbij komen kijken voor zijn rekening zijn. Kies je voor het inschakelen van een incassobureau, dan is het voordelig om te kiezen voor een ‘no cure no pay incassobureau’. Weten zij geen betaling af te dwingen, dan betaal jij hen niets voor de geleverde
inspanningen.
De laatste stap……. de rechterlijke macht
Als ook het incassobureau geen betaling weet af te dwingen, dan is de enige mogelijkheid die je nog hebt het inschakelen van de rechterlijke macht. Als je een rechtsbijstandsverzekering hebt, zet deze dan voor je aan het werk. Een juridisch adviseur staat je bij met het sturen van de dagvaarding. In de dagvaarding staat onder andere:
Wat eis je precies en wat is hier de onderbouwing van?
Waarom daag je de in gebreke blijvende klant voor de rechter?
Welke bewijzen zijn er tot nu toe?
Gelukkig komen relatief weinig zaken van wanbetaling voor de rechter, omdat er vaak toch nog op het laatste moment wordt betaald.
Overigens is het vandaag de dag ook mogelijk om jouw dossier digitaal aan de rechterlijke macht voor te leggen. Dit doe je door gebruik te maken van DigiTrage. We raden je aan om dit als clausule in je algemene voorwaarden op te nemen.
Voor vragen of meer informatie : neem gerust contact met ons op.