Bewaar jouw financiële en fiscale gegevens minimaal zeven jaar!
Als ondernemer heb je fiscaal gezien een aantal rechten, maar zeker ook een aantal plichten. Dit geldt ook als je ZZP-er bent. Een van de verplichtingen die je hebt is de zogenaamde “fiscale bewaarplicht”. Dit betekent dat je minimaal zeven jaar lang niet alleen jouw financiële gegevens dient te bewaren voor de Belastingdienst, maar ook jouw fiscale gegevens.
De termijn van zeven jaar geldt in elk geval voor de basisgegevens van jouw administratie. Deze zelfde termijn is van toepassing voor enkele andere zaken van de administratie. Er zijn echter ook zaken die je langer dan zeven jaar moet bewaren, namelijk tien jaar. Het gaat er bij de fiscale bewaarplicht om dat De Belastingdienst tot zeven jaar terug moet kunnen gaan in jouw administratie. Je doet er goed aan deze dan op orde te hebben. Het maakt hierbij overigens niet uit of je de administratie hebt uitbesteed of dat je deze digitaal bijhoudt. Om enig licht in de duisternis te brengen omtrent de fiscale bewaarplicht hebben we de belangrijkste punten er voor je uitgepikt.
Wat wordt er bedoeld met “administratieve basis gegevens”
Zoals gezegd dien je de basisgegevens van jouw administratie voor tenminste zeven jaar te bewaren.
We hebben het dan concreet over de volgende onderdelen van jouw administratie:
• Loonadministratie
• Voorraadadministratie
• Inkoop -en verkoopadministratie
• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
Als ZZP-er kan het zijn dat je niet met al deze onderdelen van doen hebt. Wellicht heb je helemaal niets met voorraden van doen en ditzelfde kan gelden voor de loonadministratie. De overige drie onderdelen (in meer of mindere mate) zijn wel voor jou als ZZP-er van toepassing. Deze gegevens dien je dan ook nauwkeurig bij te houden. Als de termijn van zeven jaar is verstreken, dan heb je aan de fiscale bewaarplicht voldaan. Je bent dan ook niet langer verplicht om deze gegevens (in fysieke en/of digitale vorm) langer te bewaren. Wellicht een mooi moment hier dan afscheid van te nemen. Dit scheelt je niet alleen ruimte, maar is ook prettig met betrekking tot de overzichtelijkheid van de administratie.
Zijn er uitzonderingen en zo ja, welke dan?
Vrijwel elke regel heeft uitzonderingen en dit geldt ook voor de fiscale bewaarplicht. Zoals in de inleiding al aangegeven zijn er ook administratieve zaken die je langer dan zeven jaar moet bewaren voor de Belastingdienst. Zo ben je verplicht om de administratie voor wat betreft onroerende zaken tien jaar lang te bewaren. Bij onroerende zaken moet je denken aan zakelijk vastgoed als bedrijfspanden. De reden van deze drie jaar langere bewaarplicht wordt gevonden in de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting onroerende zaken.
De bewaarplicht van zeven jaar (basisgegevens) en tien jaar (onroerende zaken) staan vast en hier valt niet aan te tornen. Dit suggereert dat er met betrekking tot andere administratieve gegevens wellicht een kortere fiscale bewaarplicht is. Dit is juist, maar dit gaat altijd in overleg met de Belastingdienst! Over de verplichte onderdelen van de bewaarplicht kun je enkel en alleen afspraken maken met de Belastingdienst over de vorm van het bewaren van de gegevens (fysiek of digitaal) of over het detailniveau van het bewaren ervan. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat je pas een daadwerkelijke (bindende) afspraak met de Belastingdienst hebt als deze zwart op wit staat. Een laatste punt dat we je graag nog onder de aandacht brengen is dat als je een afspraak hebt gemaakt met betrekking tot de fiscale bewaarplicht, deze afspraak niet automatisch voor alle overheidsinstanties geldt, maar dus alleen met de Belastingdienst.
Digitaal bewaren
Je weet dat de fiscale bewaarplicht zowel voor de fysieke -als de digitale administratie geldt. Hoe je het regelt doet niet ter zake, maar de fiscus moet dus al die tijd toegang hebben tot digitale bestanden of tot computerprogramma’s die je gebruikt (hebt) voor de administratie. Elk jaar de digitale administratie uitprinten, in mappen doen en zeven jaar lang in de kast zetten dekt de lading niet. De Belastingdienst kan namelijk alleen op een juiste manier haar controlefunctie uitoefenen als zij toegang hebben tot de digitale bestanden en computerprogramma’s. Het is in de praktijk echter lang niet altijd mogelijk om deze zaken zeven jaar lang te bewaren. Gelukkig is het in verreweg de meeste gevallen geen probleem om digitale bestanden naar een ander bestandsformaat om te zetten. Doe dit niet voordat je hier met de fiscus heldere afspraken over hebt gemaakt. Doe je dit niet, dan kan het zijn dat de Belastingdienst vindt dat je je niet aan de fiscale bewaarplicht hebt gehouden.
Dit omzetten naar een ander bestandsformaat wordt door de Belastingdienst een “conversie” genoemd. Het zal je niet verbazen dat deze zelfde Belastingdienst een aantal strenge eisen stelt aan een conversie. Deze eisen zijn:
- Het is alles of niets. Met andere woorden, bij een conversie zet je alle gegevens om in het nieuwe bestandsformaat
- Zorg ervoor dat bij een conversie naar een ander formaat de inhoud van de gegevens hetzelfde blijft
- Een conversie is eenmalig en zorg er dan ook voor dat het nieuwe bestandsformaat de hele bewaartermijn toegankelijk en beschikbaar is
- Je dient er voor te zorgen dat de gegevens die je hebt geconverteerd binnen redelijke termijn reproduceerbaar en daarmee ook leesbaar zijn
- Een laatste belangrijk punt is dat je ervoor zorgt dat de Belastingdienst eveneens binnen redelijke termijn een controle op de conversie uit kan voeren
Nogmaals, je bent niet verplicht om een conversie vooraf te melden bij de Belastingdienst. Maak het jezelf echter niet onnodig moeilijk en doe dit juist wel. Zo weet je zeker dat je aan de fiscale bewaarplicht voldoet.
Uitbesteden van de administratie
Veel ZZP-ers kiezen er voor om hun administratie uit te besteden aan bijvoorbeeld een administratiekantoor. Ook hebben veel ZZP-ers een boekhouder aan wie ze de administratie uitbesteden. Dit ontslaat jou echter niet van de fiscale bewaarplicht. Die verantwoording ligt bij jou en niet bij het administratiekantoor of de boekhouder. Spreek duidelijk met het administratiekantoor/boekhouder af hoe zij jouw administratie bewaren (vaak staat deze op een server van het kantoor) en, minstens zo belangrijk, hoe is deze voor jou toegankelijk? Als je dit goed hebt geregeld voldoe je aan de fiscale bewaartermijn voor ZZP-ers en is het geen enkel probleem als de Belastingdienst jouw administratie zou willen controleren.
Nog vragen over fiscale bewaarplicht: neem gerust contact met ons op