Moet je een jaarrekening opstellen?

In bepaalde rechtsvormen ben je als ondernemer bij wet verplicht om een jaarrekening op te stellen. In deze specifieke gevallen gaat deze verplichting verder dan enkel en alleen het opstellen van de jaarrekening.Je zal deze namelijk ook ter registratie aan moeten bieden aan de Kamer van Koophandel. Een jaarrekening is een belangrijk financieel stuk dat informatie geeft over een bepaald boekjaar. Het is dan ook goed om hier meer van te weten en natuurlijk helpen wij je hier graag bij.
 
 
 
 

Wat is een jaarrekening dan nu precies?

Laten we dan ook starten door uit te leggen wat een jaarrekening nu precies is. Een jaarrekening is een financieel stuk waarin je aantoonbaar maakt wat er zakelijk gezien allemaal gebeurt is in een specifiek boekjaar. Het is dan ook niet vreemd dat er ook wel wordt gesproken over “de balans opmaken”. Het opstellen van een jaarrekening kun je zelf, maar je kunt dit ook door een specialist laten doen. Dit komt, omdat veel ondernemers dit lastige materie vinden. Weet dat een jaarrekening onderdeel is van de zakelijke administratie en deze zal hier dan ook op aan moeten sluiten.
 
Grotere bedrijven mogen uiteraard ook zelf de jaarrekening opstellen, maar deze zijn wel verplicht om de jaarrekening na te laten kijken. Dit nakijken gebeurt meestal door een belastingadviseur of accountant. Aangezien je deze mensen ook moet betalen rijst de vraag of je het opstellen van de jaarrekening dan niet in zijn geheel aan hen moet uitbesteden. Dit scheelt je als ondernemer immers veel tijd. Tijd die je liever besteedt aan ondernemen. Je kunt bij de KvK eenvoudig checken of jouw bedrijf verplicht is om de jaarrekening na te laten kijken.
 

Wie is verplicht om een jaarrekening op te stellen?

Onderstaande opsomming laat zien welke rechtsvormen verplicht zijn om een jaarrekening op te stellen. Uitzonderingen daargelaten gaat het om:

• Stichtingen
• Verenigingen
• Besloten vennootschappen
• Naamloze Vennootschappen
• Onderlinge Waarborgmaatschappijen
• Coöperaties

 

En de ZZP-er dan?

Als ZZP-er heb je deze verplichting dus niet. Natuurlijk zal je als ZZP-er aan het einde van het jaar wel een verlies –en winstrekening moeten opstellen. In het geval je ervoor hebt gekozen om de administratie uit te besteden zal degene die dit voor jou doet deze taak op zich nemen. Een jaarrekening op stellen, of op laten stellen, met het oog op de fiscus hoeft dus voor jou helemaal niet relevant te zijn. Het is zeker aan te raden om dit met jouw specialist te bespreken.
 
In sommige gevallen wordt er toch een jaarrekening van jouw onderneming verlangd. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een lening of hypotheek aan wil vragen. Banken en andere geldverstrekkers vragen dan vrijwel altijd om een jaarrekening(en), omdat dit nu eenmaal een goed inzicht geeft in hoe jouw bedrijf ervoor staat.
 

Welke onderdelen zijn verplicht in de jaarrekening?

Een jaarrekening is feitelijk onder te verdelen in drie verschillende onderdelen. Het zal je vast niet verbazen dat deze drie onderdelen verplicht zijn om op te nemen in de jaarrekening. We hebben het over de volgende onderdelen:

  • De balans: de balans laat zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat op een bepaald moment.
  • De verlies –en winstrekening: de verlies –en winstrekening laat precies zien wat de inkomsten en uitgaven zijn geweest van jouw bedrijf met betrekking tot het afgelopen jaar.
  • Een toelichting op de balans en de verlies –en winstrekening: hoe uitgebreid deze toelichting moet zijn wordt bepaald door de omvang van het bedrijf/de onderneming. Zo kunnen relatief kleine ondernemingen zich beperken door toe te lichten hoe de balans is opgesteld en door aan te geven hoeveel personen er binnen de onderneming werkzaam zijn. De grotere ondernemingen zullen een uitgebreidere toelichting (jaarverslag) aan moeten leveren en ook zijn zij, zoals je eerder hebt kunnen lezen, verplicht de jaarrekening te laten controleren en deze te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

 

Wanneer moet je de jaarrekening uiterlijk gedeponeerd hebben?

Er is geen vaste deadline te noemen waarop je de jaarrekening aan moet leveren. Om hier duidelijkheid in te scheppen hanteert de Kamer van Koophandel de regel dat je de jaarrekening acht dagen na vaststelling/opmaak bij de KvK gedeponeerd moet hebben. De termijnen voor het opmaken van de jaarrekeningen verschillen ook en dit heeft onder andere te maken met de rechtsvorm van de onderneming.
 
Vijf maanden nadat het boekjaar is geëindigd moet het bestuur een jaarrekening opgesteld hebben. Deze jaarrekening moet binnen deze zelfde termijn ook zijn voorgelegd aan de aandeelhouders. Alleen in het geval er uitstel is gevraagd kan van deze termijn worden afgeweken, waarbij de aandeelhouders hier dan wel toestemming voor moeten hebben gegeven. Als aan de reguliere termijn van vijf maanden is voldaan hebben de aandeelhouders twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen/goed te keuren. Dit alles heeft dan ook tot gevolg dat de datum van vaststelling 31 juli is, ervan uitgaande dat het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar. In het geval er uitstel wordt verleend, en dit uitstel maximaal is, is de datum van vaststelling 31 januari van het (op)volgende jaar. Hou er rekening mee dat het je niet houden aan de deadline je op een boete van enkele duizenden euros kan komen te staan.
 

Op welke manier deponeer ik de jaarrekening?

Sinds enkele jaren, om precies te zijn vanaf 2016, is het verplicht om de jaarrekening digitaal aan te leveren ter deponering. In een aantal gevallen kun je als ondernemer gebruik maken van het SBR systeem. Daarnaast zijn er verschillende andere manieren om de jaarrekening digitaal te deponeren. Eén en andere is onder andere afhankelijk van de omvang van de onderneming. Op de website van de Kamer van Koophandel vind je hier meer informatie over.

 
Voor vragen of meer informatie : neem gerust contact met ons op.